一、公文用纸与排印要求
(一)公文用纸一律采用国际标准A4型纸(规格210mm×297mm)
(二)公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm ,版心尺寸:156mm×225mm。
(三)字体与字号
排版规格正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可以用3号小标宋体字或黑体字。
(四)行数与字数
一般每面排22行,每行排28个字。
(五)文字的颜色
如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
二、公文中各要素编排规则
(一)版头(红色分隔线以上部分)
1.份号:用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文(包括绝密、机密、秘密)均需标注份号。
2.密级和保密期限:用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;密级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度:用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,即发文机关标志上边缘至上页边为72mm。党委文件使用粗宋体35号字,行政文件使用小标宋体45号字,颜色为红色。
联合行文时,可以并用联合发文机关名称,一般主办机关排列在前;也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,“文件”二字应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
联合行文时,只能标注主办机关的发文字号。
6.签发人:上行文(包括请示、报告、意见)必须标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
(二)主体(红色分隔线以下至公文末页首条分割线以上部分)
1.公文标题:由发文机关名称、事由和文种组成。编排于红色分隔线下空二行位置,一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布;4个以上(含)机关联合行文时,标题中发文机关名称可以简略;回行时,要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形;标题一般不超过50个字,不超过三行。标题中除了法规、规章名称要加书名号之外,一般不用其他标点符号。
2.主送机关:编排于标题下空一行位置,居左顶格,用3号仿宋体字,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关应当使用全称、规范化的简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
3.公文正文:用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1. ”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。数字、年份不能回行,通过调整字间距解决。
4.附件说明:如有附件,正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),一般右空四字编排。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
为简化手续和提高效率,联合上行文的发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,应当采取调整行距、字距的措施解决,务使印章和正文同处一面,不得采取标注“此页无正文”的方式解决。
6.附注
如有附注,用3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
7.附件
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
转发上级或平级机关公文时,被转发的公文,应当隐去其发文机关标识和版记,在标题下一行标明其发文字号,在该公文的落款处写上其机关名称。
(三)版记(末页首条分割线下末条分隔线以上部分)
1.抄送机关:如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
2.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上。印发机关统称仰恩大学办公室,印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。印发机关左空一字,印发日期右空一字。
版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
版记应当编排在公文最后一面。如果附件是公文,该公文后面也有版记,应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。
(四)页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
三、印制装订要求
(一)印刷要求
双面印刷;页码套正,字面不花、不白、无断划。
(二)装订要求
左侧装订,不掉页,无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当:
1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处,允许误差±4mm;
2.骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。
仰恩大学办公室 2015年12月21日印发